abiball historische stadthalle

Mal eben den Abiball planen – Von Planung, Finanzierung und Orga der großen Abschlusssause

Ihr schreitet schon gedanklich über den roten Teppich in eurer glamourösen Abendgarderobe und lasst euch von Blitzlichtern in den Ballsaal führen? Ihr freut euch unendlich darauf mit eurer Familie, Freunden und den Lehrern das vielfältige Galabuffet zu genießen und einfach die Korken auf das bestandene Abitur knallen zu lassen?

Bis dahin gibt es aber noch einiges zu organisieren in euren Komitees. Vom Raum über Musik, den Fotografen und vom Essen bis hin zur Hochsteckfrisur muss alles ins Detail bedacht und auch finanziert werden. Wir möchten euch einige Tipps mit auf den Weg geben, damit euer Abiball unvergesslich wird und ihr auch noch nach vielen Jahren ins Schwärmen geratet, wenn ihr euch die Fotos von diesem Tag anschaut.

Die Wahl der Location

Zunächst solltet ihr überlegen, in welcher Stadt der Abiball statt finden soll und ob die Lokation auch gut erreichbar ist. Ist sie gut mit dem PKW zu erreichen und stehen dort ausreichend Parkplätze zur Verfügung? Wie sieht es mit der Anreise per ÖPNV aus? Es ist auch sehr hilfreich im Vorfeld zu wissen, wie viele Personen kommen werden, um die Größe des Saals zu bestimmen, denn wenn der Saal am Ende halb leer ist oder nicht ausreichend Platz bietet, kann sich dies auch ungünstig auf die Atmosphäre auswirken. Deshalb empfiehlt es sich, zu kalkulieren, wie viele Eintrittskarten ihr voraussichtlich verkaufen werdet.

feier abiball stadthalle

Kleiner Tipp: Ihr könntet auch den vorangegangenen Jahrgang nach den Erfahrungen befragen. Die dortigen Planer haben den einmaligen Tag ja schon hinter sich gebracht. Ihr solltet überlegen, wie viele Personen jeder Schüler zum Abiball mitbringen kann. Das ist unabhängig von der Anzahl der Schüler in eurem Jahrgang. Die Eltern, Verwandte, Bekannte, Freunde, Lehrer und auch deren Ehegatten sind dabei zu berücksichtigen. Eine einfache Strichliste reicht schon völlig aus.

Natürlich sollte die Räumlichkeit auch nicht zu teuer sein – bedenkt jedoch auch, dass ihr nur einmal im Leben euer Abitur feiert und dieser Tag doch in positiver in Erinnerung bleiben soll. Dabei ist die Wahl der Location schon von großer Bedeutung, da sie einen großen Teil der Atmosphäre ausmacht.

ambiente stadthalle wuppertal

Vergleicht die Angebote und lasst euch nicht von scheinbar günstigen Preisen beeindrucken, denn dahinter könnten sich noch Kosten verbergen. Einige Locations haben z.B. das Galabuffet bereits im Preis enthalten, es kann aber durchaus auch sein, dass ihr euch auf die Suche nach einem externen Caterer machen müsst. Die meisten Häuser haben allerdings einen festen Gastronomen. Besonders serviceorientiert sind die Locations, die über einen Inhouse-Caterer verfügen. Das spart euch eine Menge Arbeit und ihr könnt euch darauf verlassen, dass alles reibungslos verläuft.

Überlegt euch also gut, was ihr alles rund um die Lokation braucht:

Catering / Fotograf/ Technik für Licht und Sound / Bühne / Security / Deko / …….?!

fotostudio abiball wuppertal

Weitere erhebliche Kosten, die rund um die Lokation werden sicherlich auch noch auf euch zukommen, sind z.B. GEMA- Gebühren oder auch die Veranstalter-Haftpflichtversicherung. Fragt hierzu am besten die Projektleitung der Lokation. In manchen Fällen gibt es Prozente auf die GEMA- Gebühr oder Sondertarife für die Versicherungen.

Ein besonderes Ambiente und ein guter Service sind Gold wert. Spart lieber an anderen Ecken oder sucht (Werbe-) Sponsoren (Unternehmen), die euch ein wenig unterstützen und versucht, über den Förderverein günstige Konditionen zu erzielen. Berechnet auch im Vorfeld die Höhe der Kosten für die Eintrittskarten, damit ihr die Einkünfte besser kalkulieren könnt. Hierzu noch ein Sparfuchstipp, damit die Abiballkarten noch günstiger werden:

ambiente stadthalle wuppertal

Sucht euch z.B. Ehrenamtler (Freunde, Familie, Supporter) und erzielt durch kreative Arbeitseinsätze (z.B. Kuchenverkauf in den Pause) auch kleine Gewinne für eure Kassen. Fragt bei den Unternehmen und Fachgeschäften, bei deneniIhr Dinge beauftragt oder kauft, direkt nach Rabatten, wenn ihr im Gegenzug deren Logos oder Anzeigen auf euren Produkten präsentiert (Eintrittskarten, Abizeitung, Webseite, etc.).

Was gehört noch zu einem Abiball – Wichtiges in Kürze

  • Die feine Abendrobe
  • Das Make-up für die Damen
  • Die Frisur
  • Der Abiballaufkleber fürs Auto
  • Die Abiballhomepage
  • Die Abiballzeitung, hier an reichlich Kleingeld denken
  • Das Abimotto
  • Der Abistreich
  • Die Abiballrede, die am besten mit zwei Schülern geplant ist, falls mal einer krank wird
  • Die Abendkasse
  • Das Abiballprogramm, vielleicht mag die Schulband oder Theatergruppe etwas aufführen.
  • Die Abiballeintrittskarten
  • Der Zeitplan für die Abifeierlichkeiten
  • Das Abiballdenkmal
  • Die Abiballsitzordnung – damit niemand benachteiligt wird, solltet ihr die Plätze auslosen
  • Die Abiballsitzpläne mit Namen vor Ort aushängen, die Pläne sind um einiges günstiger als Platzkarten
  • Die Abiballeinladung
  • Die Abiparty – hier könnt ihr eure Kasse für den Abiball auch wieder füllen.
  • Das Abilogo
  • Die Abiballreise
  • Der Abifilm – dient wie die Abiballzeitung als schöne Erinnerung
  • Das Abiballkomitee und die Arbeitsgruppen

Ihr seid vermutlich ein wenig erstaunt, was alles für euren Abiball zu beachten und durchzuführen ist. Wenn ihr jedoch gut organisiert seid und euch im Vorfeld gemeinsam einen Plan aufstellt und Aufgaben verteilt, werdet ihr auch große Freude an den Vorbereitungen des besonderen Anlasses haben. Holt euch Infos beim vorherigen Jahrgang, die können euch sicherlich einige gute Tipps geben, so dass ihr einige Arbeitsschritte einsparen könnt. Wie wird so schön gesagt – Planung ist die halbe Miete.

witziges stufenfoto abiball

Wir, das Team der Historischen Stadthalle Wuppertal durften schon unzählig viele Abibälle in unserem wunderschönen historischen Haus begrüßen und organisieren, daher wissen wir, was es bedeutet diesen Tag zu planen. Unser Großer Saal lädt einfach für einen Ball ein und bietet ausreichend Platz für eure Gäste ( bis zu 800 Personen). SERVICE wird bei uns groß geschrieben, daher rundet unser Inhouse-Caterer eure Feier kulinarisch mit einem Galabuffet ab. Unsere Projektleitung Nina Plath gibt euch gerne Hilfestellungen zu eurem individuellen Rahmenprogramm.

Wir wünsche euch eine Menge Spaß bei der Planung und Umsetzung eines traumhaften Abiballs.

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